Sparringspartner voor TOPdesk

Niet iedere organisatie heeft behoefte aan het volledig uitbesteden van het functioneel beheer van TOPdesk. Vaak is er intern al een functioneel beheerder die de organisatie, de gebruikers en de processen goed kent. Die kennis is waardevol en hoeft wat ons betreft ook niet vervangen te worden. BaeS kan juist naast deze beheerder staan als vaste TOPdesk-specialist voor de vragen waarvoor meer kennis of ervaring nodig is.

Dat kan gaan om een complexe inrichting, het verbeteren van een bestaand proces, een wijziging waarvan de gevolgen niet direct duidelijk zijn of een wens vanuit de organisatie die nog vertaald moet worden naar een goede oplossing binnen TOPdesk. We denken mee over wat mogelijk is, maar kijken ook kritisch naar wat verstandig en beheersbaar is. Niet alles wat technisch kan, is namelijk automatisch de beste oplossing.

De samenwerking is daarbij nadrukkelijk meer dan af en toe een vraag stellen. We kunnen periodiek met de functioneel beheerder overleggen over lopende zaken, nieuwe wensen, knelpunten en de verdere ontwikkeling van de TOPdesk-omgeving. Daardoor bouwen we kennis op van de inrichting én van de organisatie. Bij een volgend vraagstuk hoeven we dan niet opnieuw te beginnen met uitleggen waarom bepaalde keuzes in het verleden zijn gemaakt.

Door onze achtergrond als voormalig TOPdesk-consultants hebben we veel verschillende implementaties, inrichtingen en verbetertrajecten gezien. Die ervaring gebruiken we om een interne beheerder inhoudelijk te ondersteunen bij complexere TOPdesk-vraagstukken. Daarbij houden we vast aan een uitgangspunt dat we vanuit TOPdesk zelf hebben meegekregen: houd de inrichting waar mogelijk standaard, logisch en eenvoudig. Gebruik TOPdesk waarvoor het bedoeld is en maak iets pas complexer wanneer daar een goede reden voor is.

Zo blijft de kennis van de eigen organisatie bij de interne functioneel beheerder, terwijl er altijd iemand beschikbaar is die diepgaande kennis van TOPdesk kan toevoegen. Je hoeft daarvoor niet zelf alle specialistische TOPdesk-kennis in huis te hebben, maar hebt die wel beschikbaar wanneer dat nodig is.

• periodiek overleg over de ontwikkeling van TOPdesk; 
• ondersteuning bij complexe functionele vraagstukken; 
• meedenken over inrichting en proceskeuzes; 
• klantwensen vertalen naar een passende TOPdesk-oplossing; 
• beoordelen van wijzigingsvoorstellen; 
• adviseren over standaardfunctionaliteit en best practices; 
• ondersteuning bij keuzes voor de langere termijn; 
• tweede- of derdelijns ondersteuning voor de interne beheerder; 
• bestaande inrichting kritisch beoordelen; 
• verbetermogelijkheden signaleren en prioriteren.