Technische oplossingen binnen TOPdesk

TOPdesk biedt veel mogelijkheden om werkzaamheden te automatiseren en informatie uit te wisselen met andere systemen. In de praktijk worden die mogelijkheden lang niet altijd volledig benut. Daardoor blijven handmatige controles, terugkerende handelingen of dubbele invoer bestaan terwijl een deel daarvan binnen TOPdesk geautomatiseerd kan worden.

BaeS helpt om dat soort werkzaamheden slimmer in te richten. Een veelgebruikt middel daarvoor zijn Action Sequences. Daarmee kunnen we acties automatisch laten uitvoeren op basis van gebeurtenissen in TOPdesk. Dat kan relatief eenvoudig zijn, bijvoorbeeld het versturen van informatie of automatisch aanpassen van gegevens, maar een Action Sequence kan ook onderdeel zijn van een veel uitgebreider proces.

We beginnen daarbij niet met automatiseren omdat het technisch mogelijk is. Eerst kijken we naar het proces en naar wat de automatisering daadwerkelijk moet oplossen. Welke handeling komt steeds terug? Welke gegevens zijn nodig? Wat gebeurt er als iets niet volgens verwachting verloopt? En wie moet kunnen begrijpen wat er gebouwd is? Pas daarna bepalen we hoe we dit het beste binnen TOPdesk kunnen realiseren.

Onze achtergrond als voormalig TOPdesk-consultants speelt ook hier een belangrijke rol. Het uitgangspunt blijft: houd het waar mogelijk standaard en eenvoudig. Een technische oplossing moet niet alleen vandaag functioneren, maar ook over een paar jaar nog te begrijpen, aan te passen en te beheren zijn. Een complexe constructie bouwen waar een standaardmogelijkheid hetzelfde probleem oplost, heeft wat ons betreft weinig waarde.

Soms houdt een proces niet op bij TOPdesk. Er moet bijvoorbeeld informatie worden opgehaald uit een andere applicatie of vanuit TOPdesk worden doorgestuurd. In dat geval kunnen we helpen bij het ontwerpen en realiseren van een koppeling met behulp van de TOPdesk API en andere mogelijkheden binnen het platform.

Daarbij zijn we bewust duidelijk over onze rol: BaeS is verantwoordelijk voor de TOPdesk-kant van de koppeling. We bouwen niet in de andere applicatie wanneer dat niet onze expertise is. In plaats daarvan werken we samen met de leverancier, ontwikkelaar of beheerpartij van dat systeem. Zij kennen hun applicatie, wij kennen TOPdesk.

Dat heeft in de praktijk een groot voordeel. We kunnen vanuit TOPdesk precies bepalen welke informatie beschikbaar is, hoe die informatie verwerkt moet worden en hoe TOPdesk moet reageren wanneer er gegevens binnenkomen. De andere partij doet hetzelfde aan haar kant. Zo werken beide specialisten vanuit hun eigen vakgebied aan dezelfde koppeling.

En nadat een automatisering of koppeling in gebruik is genomen, verdwijnt de kennis ervan niet. Omdat we TOPdesk ook beheren en ondersteunen, kunnen we de technische oplossing blijven volgen, aanpassen en onderhouden. Als er later iets verandert of niet goed werkt, hoef je dus niet opnieuw iemand te zoeken die eerst moet uitzoeken hoe de oplossing ooit gebouwd is.

Dat sluit aan op hoe we überhaupt naar TOPdesk-beheer kijken: niet alleen iets opleveren en weer vertrekken, maar verantwoordelijkheid houden voor wat we maken en een omgeving op langere termijn beter en slimmer maken.

• Action Sequences bouwen en verbeteren 
• terugkerende werkzaamheden automatiseren 
• automatische acties en controles binnen TOPdesk 
• API-aanroepen vanuit en naar TOPdesk 
• de TOPdesk-kant van interfaces en koppelingen 
• bestaande automatiseringen analyseren en verbeteren 
• technische storingen in Action Sequences of koppelingen onderzoeken 
• technische oplossingen documenteren en in beheer nemen