Volledig ontzorgd TOPdesk-beheer

TOPdesk goed beheren vraagt meer dan iemand die wijzigingen uitvoert wanneer daar een melding voor wordt aangemaakt. De omgeving verandert mee met de organisatie. Er komen nieuwe gebruikers, processen veranderen, wensen ontstaan, functionaliteit wordt toegevoegd en koppelingen moeten worden onderhouden. Zonder structurele aandacht wordt een omgeving daardoor in de loop van de tijd steeds complexer.

Met Volledig ontzorgd TOPdesk-beheer neemt BaeS die verantwoordelijkheid structureel over. We verzorgen het dagelijkse functionele en technische beheer van TOPdesk en zijn het vaste aanspreekpunt voor vragen, wijzigingen, verbeteringen en verdere ontwikkeling van de omgeving.

Dat kan iets kleins zijn. Een gebruiker heeft andere rechten nodig, een formulier moet worden aangepast of een instelling staat niet goed. Maar dezelfde dienstverlening loopt door wanneer een proces opnieuw moet worden ingericht, een Action Sequence moet worden gebouwd of verbeterd of wanneer TOPdesk gekoppeld moet worden aan een andere applicatie.

Je hoeft daarbij als klant niet eerst zelf te bepalen of een vraag functioneel of technisch is. Je legt de vraag bij ons neer en wij kijken wat er binnen TOPdesk nodig is om deze goed op te lossen.

We werken bewust met vaste aanspreekpunten. Daardoor kom je niet bij iedere vraag terecht bij een servicedeskmedewerker die de omgeving nog moet leren kennen. Je hebt direct contact met iemand die inhoudelijke TOPdesk-kennis heeft en weet hoe jouw omgeving is ingericht.

Die continuïteit wordt na verloop van tijd steeds waardevoller. We leren niet alleen TOPdesk kennen, maar ook de organisatie erachter: de gebruikers, key-users, stakeholders, processen, gemaakte keuzes en terugkerende vraagstukken.

Daardoor hoeven we bij een nieuwe vraag niet telkens vanaf nul te beginnen. We kennen de context en kunnen beter inschatten welke gevolgen een wijziging heeft voor andere onderdelen van de omgeving.

Wanneer dat nodig is, kunnen we ook rechtstreeks schakelen met key-users, stakeholders of leveranciers. Bij een koppeling met een andere applicatie werken we bijvoorbeeld samen met de partij die verantwoordelijk is voor die applicatie. BaeS neemt daarbij de technische TOPdesk-kant voor zijn rekening; de andere partij blijft verantwoordelijk voor haar eigen systeem.

Volledig ontzorgd betekent voor ons ook dat we niet wachten totdat iemand aangeeft dat er iets beter moet.

Doordat we langdurig bij een organisatie betrokken zijn, zien we waar werkzaamheden onnodig handmatig verlopen, waar een inrichting complex is geworden of waar mogelijkheden van TOPdesk nog onvoldoende worden benut. Die zaken maken we bespreekbaar.

Periodiek kijken we daarom samen naar de omgeving. Wat speelt er? Welke wensen zijn er vanuit gebruikers en stakeholders? Welke verbeteringen hebben prioriteit? Waar kunnen processen eenvoudiger? Welke werkzaamheden kunnen we automatiseren? En sluit de inrichting nog aan bij hoe de organisatie inmiddels werkt?

Zo ontstaat er naast het dagelijkse beheer ook een continue vorm van doorontwikkeling.

BaeS is begin 2022 gestart met het structureel beheren van TOPdesk-omgevingen en is opgericht door twee voormalig TOPdesk-consultants. Die achtergrond bepaalt nog steeds hoe we naar beheer kijken.

We zijn gewend om eerst te begrijpen wat een organisatie wil bereiken en daarna te bepalen hoe TOPdesk daar het beste bij kan ondersteunen. Daarbij houden we zoveel mogelijk vast aan het uitgangspunt waarmee we zelf bij TOPdesk zijn opgeleid: houd het standaard, logisch en eenvoudig waar dat kan.

Dat is bij langdurig beheer extra belangrijk. Een oplossing die vandaag wordt gebouwd, moet over een paar jaar nog steeds te begrijpen en te onderhouden zijn. Juist omdat we zelf verantwoordelijk blijven voor het beheer, hebben we er ook belang bij om geen onnodig complexe omgeving achter te laten.

Onze ervaring uit consultancy combineren we inmiddels met bijna vijf jaar praktijkervaring in het structureel beheren en verder ontwikkelen van TOPdesk-omgevingen. Daardoor kijken we niet alleen naar wat er vandaag moet gebeuren, maar ook naar waar de organisatie met TOPdesk naartoe kan groeien.

BaeS is daarnaast officieel partner van TOPdesk en onderhoudt korte lijnen met TOPdesk zelf. Wanneer specialistische kennis of afstemming met TOPdesk nodig is, weten we daardoor ook onze weg.

• dagelijks functioneel beheer van TOPdesk; 
• gebruikers, rechten, instellingen en formulieren beheren; 
• processen en workflows inrichten en optimaliseren; 
• wijzigingen beoordelen, ontwerpen en uitvoeren; 
• ondersteuning van gebruikers, key-users en stakeholders; 
• complexe TOPdesk-vraagstukken oplossen; 
• Action Sequences bouwen, verbeteren en beheren; 
• terugkerende werkzaamheden automatiseren; 
• TOPdesk API-koppelingen realiseren en beheren; 
• samenwerken met leveranciers van gekoppelde applicaties; 
• bestaande inrichting opschonen en vereenvoudigen; 
• nieuwe mogelijkheden binnen TOPdesk beoordelen en toepassen; 
• documentatie en beheerafspraken onderhouden; 
• periodiek verbeteringen en prioriteiten bespreken; 
• proactief verbetermogelijkheden signaleren; 
• de TOPdesk-omgeving structureel verder ontwikkelen.